マニュアル作成のコツ：手順書の型と、AIで下書きを作るときの注意

マニュアル作成のコツは、1つ⁠の作業を1枚にし、目的・対象・手順・写真・改訂日を毎回同じ順で書くことです。型が決まっていれば、書く人が変わっても読む人が迷いません。下書きはAIに任せられますが、数値と順番を確かめるのは作業をする人です。

この記事では、会社の仕事全体のやり方をまとめたものをマニュアル、1つ⁠の作業の順番を書いたものを手順書と呼びます。現場で開かれるのは手順書なので、先に手順書を1枚⁠ずつ作り、束ねてマニュアルにします。

手順書は、どの順で書く？

どの作業でも、次の6つ⁠の欄を同じ順に置きます。例は、成形機の金型交換の手順書です。

目的と対象を先に書くのは、読む人が「これは自分の作業か」⁠をすぐ判断できるようにするためです。改訂の欄が無い手順書は、どれが最新か分からなくなります。

手順の1行は、どう書く？

1行⁠に1つの動作

「金型を外して清掃し、次の型を取り付ける⁠」⁠は3つ⁠の動作です。3行⁠に分けます。1行⁠が1つ⁠の動作なら、どこまで進んだかを指で追えます。

数値は基準書から写す

締め付けトルクや温度の設定は、記憶で書かず、設備の取扱説明書や社内の基準書の値を写します。どの資料から写したかを、手順書の下に書いておきます。

止まる場所を書く

「異音がしたら止めて班長に連絡」のように、判断が分かれるところと、そのときにやることを書きます。手順書でいちばん大事なのは、やってはいけないことと、止まる場所です。

写真は、間違える場所にだけ

全部の手順に写真を付けると、厚くなって探せません。間違えやすい場所、向きを取り違えやすい部品、危ない場所にだけ付けます。写真には矢印や丸を入れて、見る場所を示します。

撮るときは、次の点を決めておくと、撮る人が変わってもそろいます。

• 作業する人の目の高さと向きから撮る。読む人が見る景色と同じにする
• 全体が分かる1枚と、手元の1枚⁠を組にする。手元だけでは、どの設備のどこか分からない
• 計器の目盛りや表示を見せたいときは、正面から、文字が読める近さで撮る
• 良い状態と悪い状態を並べる。検査の手順書では、良品と不良の見本の写真が判断の基準になる
• 人の顔や名札、取引先の名前が入った箱や伝票が写り込まないようにする

写真を撮り直したら、手順書の版も上げます。写真だけ新しくして版が同じだと、どちらが新しいか分からなくなります。

検査記録の手順書の例

段取り替えのような作業の手順書と、検査の手順書では、書く中身が少し違います。検査では、何をどう測るかに加えて、合否の判断と、記録の付け方が要ります。

合格の基準の数値は、手順書に書き写さず、図面や検査基準書のどこを見るかを書くほうが安全です。図面が改訂されたときに、手順書だけ古い数値のまま残るのを防げます。外れたときの動きは、「その場で止めて、品質の担当に連絡し、同じ箱の品を別の置き場に移す」⁠の⁠よ⁠う⁠に⁠、誰に、何をするかまで書きます。

パソコンの操作は、画面を録画する

受発注システムの入力や、CADのデータの書き出しのようなパソコンの作業は、文字で説明するより画面を撮ったほうが早く伝わります。

Microsoftのステップ記録の案内⁠によると、画面の操作を手順付きで記録するWindowsのステップ記録ツールは非推奨になり、2024年2月⁠のWindows 11の更新から通知が出るようになりました。代わりに案内されているのは、Windowsに付いているSnipping Toolです。2023年⁠に画面の録画の機能が入り、録画する範囲を選び、一時停止もできると説明されています。

録画した動画をそのまま手順書にするのではなく、要所の画面を切り出して手順の行に付けます。動画は、手順書の最後に補足として置きます。

AIで下書きを作る流れ

白紙から書くと、ベテランほど時間が取れず、いつまでも手順書ができません。話してもらったものをAIに並べ直させると、書く手間が減ります。

1. ベテランに、作業をしながら手順を声に出して説明してもらい、録音する
2. 録音を文字にする（会議ツールの文字起こしなど。やり方はAI議事録の作り方⁠）
3. 文字にしたものと、上の6つ⁠の欄の型をAIに渡し、型に並べ直してもらう
4. ベテランが、数値・順番・抜けている注意を赤で直す
5. 経験の浅い人に、手順書だけを見て作業してもらい、詰まった行を直す

3でAIに渡す依頼文は、短くても次の要素を入れます。

あなたは製造現場の手順書を整える担当です。
下の文字起こしを、目的・対象・準備・手順・写真・改訂の欄に並べ直してください。
手順は1行に1つの動作にしてください。
文字起こしに無い数値や手順は足さず、足りない所は「要確認」⁠と書いてください。

最後の1行⁠が大事です。AIは、それらしい手順や数値を足すことがあります。足させずに「要確認」⁠で空けてもらえば、ベテランが埋める場所がはっきりします。依頼文の組み立て方はプロンプトの書き方⁠に詳しく書いています。

AIに渡してはいけない情報

手順書の元になる話には、社外に出せない情報がよく混じります。

• 図面、加工条件、設備の設定値
• 取引先の名前、単価、受注の数量
• 作業者の名前など、個人を特定できる情報

個人情報保護委員会は、生成AIの注意喚起で、事業者が本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反するおそれがあると書いています。入力する場合は、サービスの提供者がそのデータを機械学習に使わないことなどを十分に確かめるよう求めています。

文字起こしをAIに渡す前に、人の名前は役割（班長、検査担当）⁠に置き換えます。図面や単価を入れてよいかは、使うサービスの学習の設定と契約によります。ChatGPTなら、個人向けと会社向けで初期の設定が違います。違いはChatGPTの料金で、社内の決め方は社内ガイドライン⁠でまとめています。

手順書を束ねてマニュアルにする

手順書が10枚ほどたまったら、束ねてマニュアルにします。束ね方は、部署や工程の順に並べ、最初の1枚⁠に一覧を置くだけで足ります。

作業名は、現場で普段呼んでいる名前にします。正式な名前で並べると、探す人が見つけられません。紙で置くか、共有フォルダに置くかは、作業する場所で決めます。機械の横で見るなら紙、パソコンの作業なら共有フォルダです。

作ったあと、使われ続けるために

手順書は、作った日から古くなります。

• 改訂したら、版の番号と日付を上げ、何を変えたかを1行で書く
• 古い版の印刷物は回収する。置き場所を1か所に決める
• 現場でやり方が変わったら、変えた人が手順書の担当に伝える

改訂を回すには、直すきっかけを決めておきます。設備や材料、治具が変わったとき。不良やけがにつながりかけたことが起きたとき。新しく入った人が手順書どおりにやって詰まったとき。この3つ⁠のどれかが起きたら、その手順書を開いて直します。

直す人と、確かめる人は分けます。現場の担当が直し、班長や品質の担当が読んで承認する形です。AIに下書きを直させる場合も、承認する人は変えません。手順書の一覧の担当の欄に、直す役割と承認する役割を書いておくと、誰に頼めばいいか迷いません。

手順に書かれていない作業は抜けます。私たちも、新しい記事から既存の記事へはリンクを張るのに、既存の記事から新しい記事へ張り忘れる事故を3回やりました。決まった手順の中に入っていない作業ほど、人は忘れます。

パソコンの作業を手順書にしてみて、毎回同じ操作が続くと分かったら、手順書ではなく自動にする道もあります。Excelの作業ならExcelマクロとはを、画面の入力ならRPAとはをご覧ください。ほかの記事はオウンドメディアの記事から読めます。