業務効率化ツールの選び方：中小企業が最初に入れるものを、困っている作業から決める

業務効率化ツールは、道具の名前から選ぶのではなく、社内で時間がかかっている作業から選びます。「AIを入れたい」「RPAが良いと聞いた」⁠か⁠ら始めると、入れたあとに使う作業が見つからず、契約だけが残りがちです。

先に作業を書き出し、それぞれに合う道具を当てはめる。この順番にすると、何に、どれだけの手間をかけるかが決まります。

まず、時間がかかっている作業を書き出す

1週間だけ、社内でくり返している作業と、かかった時間を書き留めます。書くのは次の4つです。

1. 何の作業か（例：FAXの注文書を受注の一覧に打ち込む）
2. どのくらいの頻度か（毎日・毎週・毎月）
3. 1回⁠に何分かかるか
4. 間違えたとき、何が起きるか

頻度と時間を掛ければ、どの作業にいちばん時間を使っているかが分かります。4は、どこまで機械に任せ、どこを人が確かめるかを決めるときに使います。

作業ごとに合う道具

1つ⁠の作業に、道具を組み合わせることもあります。FAXの注文書をOCRで文字にし、スプレッドシートに貯め、通知はGASで送る、という流れです。

入れる前に決めること

いちどに1つだけ入れる

いちどに全部を置き換えようとすると、覚えることが多すぎて、現場が元のやり方に戻ります。いちばん時間を使っている作業から1つだけ選び、1か月使って、止まり方や困ったことを見てから次へ進みます。

止まったときの戻し方

機械に任せた作業は、いつか止まります。止まったら誰が気づき、手作業でどこから続けるかを先に決めておきます。

外に出してよい情報

クラウドのサービスや生成AIは、データをサービスの側に送って処理します。取引先の名前、単価、図面など、外に出したくない情報を送ってよいかを、サービスの利用規約を見て社内で決めます。決め方は生成AIの社内ガイドライン⁠にまとめています。

補助金を使うときの注意

国には、中小企業がITツールを入れる費用の一部を補助するIT導入補助金⁠があります。ただし、対象になるツールや補助の割合、公募の時期は年度ごとに変わります。申請の前に契約や支払いをすると対象にならないなど、決まりも細かくあります。使うときは、公式サイトで最新の公募の内容を確かめてから進めます。

私たちも、AIによる業務効率化を仕事の柱の1つ⁠にしています。どの作業から機械に任せるかを決めるところから、メールやチャットで相談を受けています。会社の情報発信まで含めた記事はオウンドメディアのカテゴリ⁠にまとめています。