Googleフォームの使い方：社内の申請・アンケート・問い合わせの受け口

Googleフォームは、Googleアカウントがあれば作れる、アンケートや申し込みの入力画面です。届いた回答はフォームの中で集計して見られ、Googleスプレッドシートに1行ずつ貯めることもできます。紙で回している社内の申請やアンケートを置き換える最初の道具として使いやすいものです。

小さな会社で使うなら、作る前に次の2つ⁠を決めておきます。回答が来たら誰に知らせるか。回答をどのスプレッドシートに貯めるか。この2つ⁠が決まっていないと、回答が来ていることに誰も気づかないまま日が過ぎます。

どんな受け口に使えるか

社外からの問い合わせの受け口にも使えますが、図面の受け取りや、迷惑な送信への対策には限りがあります。会社のサイトに置く問い合わせフォームの作り方は、問い合わせフォーム⁠の記事で別にまとめました。

作って公開するまでの手順

Googleの使い方のヘルプ⁠に沿うと、流れは次のとおりです。

1. forms.google.com を開き、空白のフォームを作って名前を付ける
2. 質問を足す（記述式、ラジオボタン、プルダウン、日付など）
3. 回答の通知と、回答の保存先を決める（次の節）
4. 設定を見直す（回答を1回⁠に限るか、メールアドレスを集めるか）
5. 右上の公開を押し、回答できる人を選ぶ

5つ目を忘れやすくなっています。Googleの公開のヘルプは、回答者がフォームを開けるようにするには、フォームを公開する必要があると書いています。公開の画面では、リンクを知っている全員にするか、決まった人やグループに限るかを選べます。社内の申請なら、社内の人だけに限ります。

1人1回と、締め切りの設定

社内アンケートで同じ人が何度も答えると、集計が狂います。設定の回答の項目にある、回答を1回⁠に制限する設定をオンにすると、1人1回⁠にできます。公開のヘルプによると、このときは回答する人がGoogleアカウントにログインしている必要があります。名前が記録されるのは、メールアドレスを集める設定をオンにした場合だけです。

メールアドレスの集め方は2通りあります。ログインしているGoogleアカウントのアドレスを記録する方法と、回答する人に手で入れてもらう方法です。社内の申請で誰が出したかを確かに残したいなら、前者を選びます。

締め切りのある申請やアンケートでは、回答の受け付けを止める日を決めておきます。回答の管理のヘルプによると、公開の画面から、回答を受け付ける期限の日時か、受け付ける回答数の上限を設定できます。締め切ったあとにフォームを開いた人に出す文面も変えられます。

回答をメールで知らせる

フォームを開き、上の回答のタブを押します。その他のメニュー（縦に点が3つ並んだアイコン）⁠か⁠ら⁠、新しい回答をメールで知らせる設定をオンにします。手順はGoogleの回答の管理のヘルプ⁠にあります。

この通知が届くのは、設定をオンにした人だけです。担当者が何人もいる、内容によって知らせる相手を変えたい、というときは、通知のアドオンか、GASでメールを送る仕組みを作ります。作り方の考え方はGASとはで書きました。

回答した人に、自分の回答の写しを送ることもできます。ただしヘルプには、迷惑メールのフィルタなどで、写しが届かない場合があるとも書かれています。取引先からの申し込みでは、写しが届くことを前提にした案内はしないほうが安全です。

スプレッドシートに貯める

回答のタブで、その他のメニューから回答の送信先を選びます。新しいスプレッドシートを作るか、既存のものを選びます。手順は保存先のヘルプ⁠にあります。

このヘルプには、運用で困りやすい点が3つ書かれています。

• フォームとスプレッドシートは別のファイル。片方を消しても、もう片方は消えない
• 新しく作ったスプレッドシートには、フォームの共同編集者が自動で入れる。あとからフォームの権限を変えても、スプレッドシートには反映されない
• フォームから回答を消すと、元に戻せない

担当者が異動したとき、フォームからは外したのに、回答のスプレッドシートには入れたまま、ということが起きます。権限を見直すときは、フォームとスプレッドシートの両方を開いて確かめます。

2つ目は、公開のヘルプに書かれています。この設定をオンにすると、回答できる人は全員、各質問への回答の全文とグラフを見られます。社員の満足度アンケートで、誰が何を書いたかが全員に見える状態になりかねません。

ファイルのアップロードの条件

質問の形式には、回答する人に手元のファイルを送ってもらうファイルのアップロードがあります。質問の形式のヘルプには、次の条件が書かれています。

• 回答する人は、Googleアカウントにログインしている必要がある
• フォームが共有ドライブに保存されていると使えない
• 管理者がデータ損失防止をオンにしていると使えない
• アップロードされたファイルは、フォームのオーナーのGoogleドライブの新しいフォルダに保存される
• 受け付けるファイルの種類、最大の数、最大のサイズを決められる

社内で使うなら、社員は会社のGoogleアカウントでログインしているので、点検の写真や報告書の添付に使えます。社外の取引先から図面を受け取る用途には向きにくい条件です。Googleアカウントを持っていない人は答えられず、ファイルはオーナー個人のドライブに貯まっていくからです。

2026年9月から変わった上限

回答の管理のヘルプによると、2026年9月から、Googleフォームに新しい上限が入りました（2026年10月25日に確認）⁠。

上限に達したあとも回答を受け付けるには、オーナーが今の回答をダウンロードしてから消す必要があります。同じヘルプには、回答が10万件⁠を超えるとスプレッドシートに同期されないことがある、5万件⁠を超えると概要が表示されないことがある、とも書かれています。

小さな会社の社内の申請で50万件⁠に届くことは、まずありません。ただ、毎日の点検記録のように何年も同じフォームを使い続ける場合は、年度ごとにフォームを分けておくと、上限にも、表の重さにも困りません。

社外秘の情報を入れるとき

Googleフォームの回答は、Googleのサービスの中に保存されます。取引先の図面、個人の健康の情報などを集めてよいかは、会社のルールで先に決めます。生成AIを含めた外部のサービスの使い方を社内で決めるときの項目は、社内ガイドライン⁠の記事にまとめています。

プログラムを書かずに作れる仕組みの全体像はノーコードとはで、作業ごとの道具の選び方は業務効率化ツール⁠の記事で説明しています。ほかの記事はオウンドメディア⁠のカテゴリから読めます。

仕様・出典の確認日：2026年10月25日⁠。