RPAとは：パソコンの画面操作を自動にする仕組みと、GAS・生成AIとの使い分け

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）⁠と⁠は⁠、人がパソコンの画面でしているクリックや入力の手順をソフトに覚えさせ、自動で繰り返させる仕組みです。表計算ソフトから値を写して、別のシステムの画面に打ち込む。毎朝、決まったサイトを開いて数字を写す。こうした作業を、人の代わりに画面の上でこなします。

たとえばMicrosoftのPower Automate for desktopは、画面の部品や画像、座標を手がかりにパソコンを操作し、手間のかかる作業を自動にするWindowsのアプリとして案内されています。

RPAが向く作業、向かない作業

月に1回⁠の作業を自動にしても、作る手間のほうが大きくなりがちです。くり返しの回数が多く、手順が変わらない作業から選びます。

GAS・生成AIとの使い分け

自動にしたい作業が決まったら、どの道具が合うかを考えます。

• データがGoogleスプレッドシートやGmailにあるなら、まずGAS。画面を操作せずにデータを直接扱えるので、速く、止まりにくい。詳しくはGASとは
• 紙やFAXの書類を文字にしたいなら、OCR。詳しくはOCRとは
• 文章の下書きや要約、問い合わせへの返事の案なら、生成AI。詳しくは生成AIの業務活用
• 画面からしか操作できない社内のシステムへの入力なら、RPA

1つ⁠の作業を、道具を組み合わせて置き換えることもあります。たとえば、FAXの注文書をOCRで文字にし、スプレッドシートに貯め、社内の受注システムへの入力だけをRPAに任せる、という流れです。

入れる前に決めること

止まったときに誰が気づくか

RPAは、画面の作りが変わったり、想定外の確認画面が出たりすると止まります。いちばん困るのは、止まったことに誰も気づかず、入力が抜けたまま日が過ぎることです。止まったら担当者にメールが届くようにし、手作業でどこから続けるかを決めておきます。

作った人がいなくなっても直せるか

画面の手順を覚えさせた中身は、作った人にしか分からなくなりがちです。どの画面で何をしているかを、手順書として残します。

どこから始めるか

まずは、社内で「毎日、同じ画面に、同じ順番で打ち込んでいる」作業を書き出し、回数の多い順に並べます。上から1つだけ選んで自動にし、1か月動かして止まり方を見てから、次に広げます。道具の選び方全体は業務効率化ツールの選び方に、ほかの記事はオウンドメディアのカテゴリ⁠にまとめています。