プライバシーマークの更新の手順は？期限と費用、審査で慌てない準備

プライバシーマークの更新は、有効期間満了の8か月前の日から4か月前の日までに、前回の審査機関へ申請します。

今日やることは、登録証で満了日を確かめ、申請の開始日と最終日を社内の予定表へ入れることです。あわせて、Pマークポータルサイトの申請担当者のメールアドレスが今の担当者のものかを確かめます。JIPDECの案内では、請求書や契約の連絡は申請担当者へメールで届きます。

更新の期限はいつ？

更新申請方法のページ⁠の例では、満了日が2024年12月1日なら、受付は2024年4月2日から8月1日までです。最終日が審査機関の休業日にあたる場合は、直後の営業日まで受け付けます。

付与に関する規約（PMK500）には、更新の決まりがあります。担当者が知っておきたい点は次の3つです。

• 更新には、審査機関から新たに付与適格決定を受ける必要がある
• 更新後の有効期間は、前の期間が満了した日の翌日から2年
• 申請した会社は、審査機関が可否を決めるまで、満了後も前の契約が効力を持つ

申請先は、原則として前回の付与適格決定を受けた審査機関です。JIPDEC以外の審査機関なら、様式と約款をその機関のサイトで確かめます。申請はJIPDECの場合、Pマークポータルサイトからのオンラインか、郵送や持参です。その後は形式審査、文書審査、現地審査、結果の連絡、付与契約の手続きと進みます。

更新にいくらかかる？

2026年10月1日からの料金は、税込で次のとおりです。

前回の更新の見積もりと比べると、値上がりしています⁠。旧料金の小規模は合計230,478円でした。来期の予算には新しい料金で入れます。

支払いの時期は3回⁠に分かれます。申請料は申請書類の受付後、審査料は現地審査の終了後、付与登録料は付与適格決定の通知後です。審査機関によって異なる場合があります。申請料は審査の結果にかかわらず必要で、受理できない場合も返却されません。現地審査の交通費と宿泊費は別に請求されます。事業者規模の区分は、料金ページから確かめます。

続けるかを迷っている段階なら、先にPマークの更新をやめるかの判断⁠を読み、社内で結論を出してください。

提出する書類は？

オンライン申請のページ⁠によると、必ず提出するものは次の8点です。郵送の場合は様式の扱いが変わるので、郵送用のページを見ます。

前回の契約の後に、資本金や役員の変更、合併や分社があった法人は、登記事項証明書なども要ります。申請の日前3か月以内⁠に発行された文書です。

審査で見られる記録は？

現地審査は、書類と現場が一致しているかを確かめる場です。JIPDECの案内⁠によると、流れは4つです。

1. 代表者へのインタビュー。事故の有無、個人情報保護方針、マネジメントレビュー、継続的な改善など
2. PMSの運用状況の確認。業務ごとの個人情報の特定、リスクアセスメント、教育、内部監査など
3. 執務室や作業場での安全管理措置の確認
4. 総括。指摘事項の確認と説明

審査チームは原則2名で、現地審査の標準時間は5時間から8時間です。安全管理措置は、会社のリスク分析の結果に応じて講じるもので、一律の対応を求められるわけではないとされています。ほかの会社の真似をした対策より、自社の分析と現場が合っているかが問われます。

指摘があれば、指摘事項文書の日付から3か月以内に、証拠を添えて改善報告書を出します。

構築・運用指針（JIS Q 15001:2023準拠 ver1.0）は、年に1回以上行うものとして、台帳の確認、教育、内部監査を挙げています。作成が必要な記録には、次のものが含まれます。

• 個人情報の特定、リスクアセスメントと対応の記録
• 教育などの実施記録
• 苦情と相談、緊急事態への対応記録
• 内部監査、マネジメントレビューの記録
• 不適合と是正処置の記録

たとえば、工場を持つメーカーなら、事務所の顧客名簿だけが台帳の対象ではありません。派遣スタッフの名簿、採用応募者の書類、入退場の記録、監視カメラの映像のように、現場の担当者しか知らない情報があります。工場の総務に業務の流れを聞き、前回の台帳に載っていないものがないかを確かめます。

委託先も見落としやすい所です。指針は、全ての委託先を漏れなく特定し、選定基準を定めることを求めています。契約には責任の明確化、再委託、取扱状況の報告、事故時の連絡、契約終了後の措置などを入れます。給与計算や健康診断の委託先、クラウドの名簿管理の扱いを確かめてください。

年間の予定はどう組む？

申請が近くなってから記録をそろえるのではなく、2年間の予定に組み込みます。満了日から逆に数えた一例です。期限は申請の期間だけが制度の決まりで、ほかは私たちが整理した目安です。

更新でも、付与契約は新たに結びます。2024年4月1日以降に決定を受けた会社の契約は電子契約が基本で、署名の期限は90日です。案内は申請担当者のメールに届くので、署名する人へ回す手順を決めておきます。

手間を減らせる所は？

教育と台帳は、毎回同じ作業が多い部分です。

教育は記録の残り方を基準に選びます。セキュリティ教育（eラーニング・メール訓練）⁠の比較では、配信を誰が行うかまで比べられます。受講者と理解度の確認が様式や教育の記録に使える形で残るかを確かめます。

台帳と様式の管理は、ISMS・Pマーク取得支援ツールの比較で、文書の作成だけを助ける型か、運用の記録まで助ける型かを見ます。

リスク分析で、社外への持ち出しやメール送信を技術で抑える判断をしたなら、DLP（情報漏えい対策）⁠の製品比較が関係します。製品を入れたあとは、規程と台帳の対策の欄も同じ内容に直します。

ISMSも持っている会社は、内部監査の時期をISMSの監査と審査の準備⁠と重ねると、同じ準備を2度せずに済むか検討できます。認証の全体はサプライチェーンと認証のカテゴリ⁠にまとめています。