個人情報の取り扱いについての例文　社内書類とWebに書く項目を整理

個人情報の取り扱いの文面は、集める場面に合わせて、利用目的、第三者への提供、問い合わせ先を書きます。本人から書面やフォームで直接集めるときは、利用目的を前もって示すことが個人情報保護法の第21条⁠で決まっています。

今日やることは、社内で個人情報を集めている紙とフォームを全部並べ、何に使っているかを横に書くことです。申込書、展示会のアンケート、採用の応募フォーム、問い合わせフォーム、名刺の管理表。実際の使い方が書かれた文面と合っていないものから直します。

この記事の例文は形を示すための見本で、法律相談の代わりにはなりません。実際に使う文面は、自社の業務に合わせて書き換え、必要に応じて弁護士などの専門家に確かめてください。情報の守り方は情報漏えい対策のカテゴリ⁠にまとめています。

場面ごとに何を書くのか？

法律と個人情報保護法ガイドライン（通則編）から、場面別に整理すると次のようになります。

通則編は、申込書や契約書、アンケート、自社サイトの入力画面に入力された情報を、本人から直接取得する事例として挙げています。つまり、紙かWebかは関係ありません。

利用目的はどこまで具体的に書くのか？

本人が想定できる程度までです。第17条⁠は利用目的をできる限り特定することを求め、通則編は次の例を分けて示しています。

• 具体的に特定している例：〇〇事業における商品の発送、関連するアフターサービス、新商品やサービスに関する情報のお知らせ
• 具体的に特定していない例：「事業活動に用いるため」「マーケティング活動に用いるため」

自社の文面に「業務上必要な範囲で利用します」⁠とだけあるなら、見直す候補です。

第三者への提供を想定しているなら、その旨が明確に分かるように書くことも求められています。提供するつもりなのに書いていない状態は避けます。

申込書にはどう書くのか？

本人から直接紙で集める形なので、記入の前に見える場所に置きます。

【個人情報の取り扱いについて】
ご記入いただいた個人情報は、次の目的で利用します。
1. お申し込みいただいた商品の発送とご連絡
2. 商品に関するアフターサービス
3. 新商品やサービスのご案内（ご希望の方のみ）

法令に基づく場合などを除き、ご本人の同意なく第三者に提供しません。
配送などの業務を委託する場合は、委託先を適切に監督します。

お問い合わせ先：株式会社〇〇 〇〇担当　〇〇@example.com

委託の一文を入れているのには理由があります。通則編は、業務の委託に伴う提供は第三者への提供に当たらない例として、宅配業者への提供などを挙げています。ただし第25条⁠により、委託先の監督の責任は残ります。

展示会のアンケートにはどう書くのか？

製造業でよく使う場面です。たとえば、展示会のブースで製品資料の送付を希望する人にアンケートを書いてもらう場合、次の形が考えられます。

ご記入いただいた情報は、次の目的で利用します。
1. ご希望の資料の送付
2. 製品についてのご連絡
3. 当社の製品や展示会のご案内メールの送付

配信を希望されない場合は、下記の連絡先までお知らせください。
お問い合わせ先：株式会社〇〇 〇〇部　〇〇@example.com

注意したいのは、代理店へ情報を渡す場合です。購入の窓口が代理店で、見込み客の情報を共有する運用なら、第三者への提供に当たるのか、委託などに当たるのかを整理します。文面には実態を書きます。

名刺については、通則編は、今後の連絡や広告宣伝の冊子やメールの送付が目的の場合を、取得の状況から利用目的が明らかな事例に挙げています。ただ、名刺の情報を表計算ソフトで整理すると、個人データとしての管理が求められる例も示されています。集めた後の扱いは別に考えます。

採用の応募者にはどう書くのか？

個人情報保護法に加えて、職業安定法が関わります。厚生労働省（新潟労働局）⁠の⁠案⁠内⁠が示す第5条⁠の5は、募集を行う者に、業務の目的に必要な範囲で、目的を明らかにして個人情報を集め、その範囲で保管や使用をすることを求めています。

同じ案内の指針の抜粋は、次の情報を原則として集めてはならないとしています（特別な職業上の必要性があり、目的を示して本人から集める場合を除く⁠）⁠。

• 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地など社会的差別の原因となるおそれのある事項
• 思想および信条
• 労働組合への加入状況

応募フォームや募集要項には、次のように書きます。

ご提出いただいた個人情報は、採用選考と、選考に関するご連絡のために利用します。
採用に至らなかった方の応募書類は、選考の終了後、当社が責任をもって廃棄します。
お問い合わせ先：株式会社〇〇 採用担当　〇〇@example.com

廃棄の時期や返却の有無は、実際の運用に合わせます。書いたのに守れていない状態は避けてください。採用メールの宛先の間違いも実際に公表されている形で、流出事例の原因別の分類⁠でいくつか取り上げています。

Webサイトには何を書くのか？

保有個人データがある会社は、第32条⁠と政令第10条⁠により、次の項目を本人の知り得る状態に置く必要があります。本人の求めに応じて遅滞なく回答する形でも足ります。

1. 事業者の名称と住所、法人の場合は代表者の氏名
2. すべての保有個人データの利用目的
3. 利用目的の通知や開示等の請求に応じる手続き（手数料を定めた場合はその額）
4. 安全管理のために講じた措置（支障を及ぼすおそれがあるものを除く）
5. 苦情の申出先（認定個人情報保護団体の対象事業者の場合はその名称と申出先も）

【保有個人データに関する事項】
事業者：株式会社〇〇（所在地：〇〇、代表者：〇〇）

利用目的：
・お客様情報：商品の発送、アフターサービス、製品のご案内
・お取引先の担当者情報：取引のご連絡、請求業務
・採用応募者の情報：採用選考とご連絡
・従業員の情報：人事労務、給与の管理

開示等のご請求：下記の窓口で受け付けます。手続きをご案内します。

安全管理のために講じた措置：
・個人データの取扱いの基本方針と取扱方法を定めています
・従業員に定期的に研修を行っています
・個人データを扱う機器へのアクセスを制御しています

苦情の申出先：株式会社〇〇 〇〇窓口　〇〇@example.com

安全管理の措置には、実際にやっていることだけを書きます。通則編には中小規模事業者向けの記載事例もあり、責任者による確認、報告連絡の体制、従業者への定期的な研修などが挙げられています。中小規模事業者は、従業員100人以下で、個人情報の数が5,000⁠を超えないなどの条件に当たる事業者です。詳しくは通則編を確かめてください。

Cookieやアクセス解析はどうするのか？

総務省の外部送信規律の案内は、一定の電気通信役務を提供する場合に、外部へ送信される情報の内容、取り扱う者、利用目的を通知または公表することを求めています。

同じ案内は、ニュースサイトなどのホームページ運営を対象に含める一方、自社の商品のオンライン販売や、企業のホームページの運営は対象外の例に挙げています。自社のサイトがどちらに当たるかは、提供する内容を案内と照らし合わせて確かめます。対象外でも、解析ツールの利用を書いておくと、問い合わせに答えやすくなります。

文面を書いた後に何を確かめるのか？

文面はあくまで約束です。守れなければ意味がありません。4つ確かめます。

1. 書いた目的以外に使っていないか。展示会の名簿を別の製品の案内に流用していないか
2. 実際の提供先や委託先が抜けていないか
3. 問い合わせ窓口のメールを誰かが実際に見ているか
4. 廃棄すると書いたものを、期限どおりに捨てているか

1と4は、書類だけでは防げません。持ち出しや誤送信を仕組みで抑えるならDLPの製品比較、社員の理解を揃えるならセキュリティ教育サービスの比較で手段の違いを見られます。規程や管理策を一元管理したいときはISMS運用ツールの比較が参考になります。

個人データをメールで送る部署があるなら、ファイル暗号化の方法の違い⁠も確かめてください。ログインの管理はIDaaSの仕組みと導入の条件⁠に書きました。

法律が変わるなら書き直しが必要か？

2026年7月に、改正法の公布がありました。e-Govの法令情報⁠によると、令和8年法律第56号「個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律⁠」⁠が7月17日⁠に公布され、施行は2027年1月⁠と2028年7月⁠の段階で予定されています。

今の時点で、この記事の条文番号と項目は現行の法律に基づいています。施行が近づいたら、個人情報保護委員会の案内で、自社の文面に関わる変更があるかを確かめてください。文面を一度に全部直すより、書類の一覧を作っておくほうが、改正のときの手間は減ります。今日作る一覧が、そのまま使えます。